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Home office: claves para desarrollar una estrategia efectiva

El mundo está cambiando. Si la digitalización se ha instaurado en, prácticamente, todos los ámbitos de nuestra vida, ¿por qué no en la forma de trabajar? 2020 pasará a la historia como uno de los años más controvertidos, pero también como el punto de inflexión para lograr objetivos que parecían inalcanzables. Entre ellos se encuentra el home office o teletrabajo, el nuevo sistema de trabajo a distancia.

  1. ¿Qué es home office o teletrabajo?

Home office, trabajo en remoto o teletrabajo puede definirse como el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) para trabajar fuera de las instalaciones del empleador, es decir, que pasamos de un sistema presencial en una oficina a desarrollar la actividad profesional en otro lugar.

¿Es lo mismo teletrabajador que trabajador a domicilio? Realmente no. El teletrabajador forma parte de la plantilla de una empresa que, por diferentes motivos, ejerce su actividad laboral desde su domicilio. Por el contrario, el trabajador a domicilio es un profesional independiente que establece su rutina laboral desde casa.

Aspectos clave en una estrategia home office efectiva

Para llevar a cabo una estrategia home office efectiva es necesario establecer (y, sobre todo, seguir) una serie de parámetros clave. Algunos dependen del propio empleado y otros del empleador.

Ergonomía y espacio de trabajo

Si hay algo que influye en la productividad de un empleado es la disposición del área de trabajo. Un espacio armónico y confortable repercute, en gran medida, en la forma en la que un trabajador desarrolla su actividad profesional.

Aspectos como la temperatura, la iluminación, el ruido y el orden repercuten directamente en la concentración del trabajador, aún más, si el trabajo requiere de dotes creativas. Por eso, antes de encender el ordenador, se debe comprobar que el ambiente cumple las condiciones óptimas:

  • Orden. Un escritorio o un espacio desordenado es una fuente de distracciones. Aunque hoy en día trabajamos en un mundo digital, hay muchas personas que prefieren apuntar las ideas en papel o imprimir los informes. Eso sí, para evitar perder tiempo buscando un documento, la mejor opción es optar por sistemas de almacenaje (archivadores, carpetas o cajas de almacenamiento).
  • Temperatura. Según el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, una oficina debe mantener un estándar de 17-24ºC en invierno y 23-27ºC en verano. En base a ello, se puede regular el termostato para encontrar la mejor sensación térmica.
  • Ergonomía. La comodidad es vital en los trabajos sedentarios. Una silla cómoda en la que se pueda mantener una postura adecuada evitará la fatiga articular. Este aspecto afecta directamente a la concentración.
  • Iluminación. Mantener el área de trabajo constantemente iluminada es uno de los condicionantes para evitar fatiga ocular. Además, se recomienda que, en la medida de lo posible, hablemos de luz natural.
  • Ruido. Este es un agente que, en la mayoría de los casos, no podemos controlar. Vecinos, obras, tráfico… Existen multitud de situaciones que pueden distraernos. Para evitarlo, es necesario escoger una habitación lo más neutral posible o usar tapones.
  • Otras recomendaciones. El espacio de trabajo se convertirá en la oficina durante largas jornadas. Por eso, es necesario acomodarlo a nuestro gusto, por ejemplo, con fotografías, láminas con frases motivacionales e incluso alguna planta que dé color y vida a la habitación.

Tecnología de vanguardia

Para completar el proceso de adaptación al teletrabajo ha sido necesaria la implementación de equipos tecnológicos y softwares específicos. Con ello, los empleados pueden acceder a los espacios virtuales corporativos y usar los recursos durante su jornada.

El uso del cloud computing ha sido clave durante este proceso. Se trata de una tecnología que usa una capa de red para permitir al usuario conectarse a través de su ordenador, tablet o smartphone a un almacén de datos centralizado. Gracias a ella, hemos pasado de almacenar datos en discos duros externos a poder trabajar con ellos desde el ordenador personal.

Pero, ¿cómo ha sido posible este desarrollo tecnológico? En base a tres categorías de cómputo en la nube: infraestructure as a service (IaaS), platform as a service (PaaS) y, la más utilizada, software as a service (SaaS), que abarca servicios como, por ejemplo, Dropbox.

Otra de las herramientas al servicio del trabajo en remoto son las redes VPN, que permite que uno o varios dispositivos se conecten en remoto a una red privada.

Se caracterizan por permitir el acceso en remoto a los datos y recursos almacenados en las redes corporativas independientemente de donde se encuentre el empleado y manteniendo siempre los mismos índices de productividad y seguridad.

Autogestión del tiempo

Saber autogestionar el tiempo que dedicamos a cada tarea es un aspecto clave en el trabajo en remoto. Por eso, una herramienta de control horario es la mejor aliada en estos casos.

A través de ella, el empleado puede organizarse fácilmente gracias al cómputo de horas y el gestor de tareas. “En Agencia B12, por ejemplo, utilizamos Paymo como herramienta de gestión del tiempo. Así, nuestros registramos nuestra carga de trabajo y la dedicación a cada proyecto”, afirma Elisa Davara, Affiliate Manager de Agencia B12.

Sincronización interdepartamental

Ahora que el teletrabajo es una parte diaria de muchas personas y que la gran mayoría de empresas han aceptado su implantación, el principal objetivo es mantener los niveles de trabajo y los índices de productividad.

Para lograrlo, es necesaria una implicación total por parte de los equipos de trabajo en los formatos virtuales, es decir, videoconferencias, llamadas, chats grupales, etcétera.

Alba Catalán, directora de Cuentas de Agencia B12, explica la importancia de estos formatos: “Las reuniones virtuales son la base de nuestro trabajo. Para mantener el mismo ritmo que en la oficina, cuando empezamos la jornada hacemos una reunión scrum por la mañana y otra por la tarde, con el objetivo de establecer prioridades, marcar pautas y plantear tiempos».

“Reunirnos periódicamente es una forma de analizar las necesidades actuales y, también, las futuras. De esta forma, podemos ir un paso por delante y cambiar, en base a la audiencia y el mercado, nuestras estrategias de Performance», afirma Carmen Ferreira, PPC & Social Ads Manager en Agencia B12.

¿Cuáles son los beneficios de esta sincronización? El seguimiento continuo por departamentos del flujo de trabajo y el mantenimiento del contacto entre empleados a pesar de la distancia.

Aunque, en términos de seguimiento y control, Elena Castro, Publicity Creative & Social Ads Manager en Agencia B12 afirma lo siguiente: “La mejor forma de fomentar un buen clima de trabajo y, con ello, mejorar la productividad es implantar un axioma basado en la confianza del empleado, es decir, evaluar en función de los objetivos”.

El compromiso es la clave para sacar adelante los proyectos. Así lo afirma José Luis Júlvez, CDO de Agencia B12: «Durante estos meses, nuestra plantilla ha demostrado profesionalidad, compromiso y responsabilidad ante las nuevas circunstancias. Con su esfuerzo y nuestra tecnología, hemos superado los objetivos de la empresa, de igual o mejor forma que cuando trabajábamos de forma presencial».

El Autor

Rafael Luján

Rafael Luján

Soy amante de la escritura, la lectura y el arte en todas sus vertientes. Con ellas, cada día es distinto del anterior y, siempre, te hacen descubrir algo nuevo. Solo tienes que dejar sorprenderte.

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