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Gestión de procesos y sistemas de gestión

Silvia Elena Arias Álvarez
Gerente de Procesos y Sistemas de GestiónKonecta Colombia

Gestión por procesos en la organización

La gestión por procesos es un enfoque disciplinado que asume una organización y que le sirve para identificar, diseñar (o proyectar), ejecutar, medir, monitorear y controlar los procesos de la empresa, que le permite orientar su gestión con consistencia, alineados con los objetivos estratégicos de la organización, y obtener diferentes formas de agregar valor, mejoras e innovaciones, llevando a la organización a mejorar su rentabilidad, rendimiento y resultados.

Es importante tener presente que la gestión de procesos significa mucho más que simplemente mapear los procesos de la organización, definir sus respectivas actividades, documentarlos y establecer indicadores.  La gestión por procesos acompaña la realidad cambiante de la organización.

Cada organización es un sistema vivo, que podemos comparar por ejemplo con el cuerpo humano, donde los órganos equivaldrían a los procesos, los cuales tienen una función importante y complementaria con los demás órganos, si falta o falla algún órgano, el sistema se ve afectado.  De la misma manera, si algún proceso no responde a la realidad de todo el sistema de la organización, ésta se verá afectada en sus resultados esperados.

Es así que cada organización es un sistema y funciona como un conjunto de procesos, compuesto por una serie de elementos fundamentales como son las actividades, entradas, salidas, proveedores, clientes, recursos, controles, métricas y políticas, elementos que le dan un dinamismo continuo al proceso, el cual siempre debe ser cambiante ya sea rediseñando u optimizando en búsqueda del mejoramiento continuo del mismo y de los resultados de la organización.

En la gestión procesos el equipo y los realizadores del  mismo  tienen un papel fundamental, son todos ejecutores y pensadores, ya que proyectan su trabajo, inspeccionan sus resultados y rediseñan su sistema de trabajo para lograr mejores resultados.

¿Cómo implementar la gestión por procesos en una organización?

Algunos elementos fundamentales para a llevar a cabo una gestión por procesos, son los siguientes:

  • La alta dirección tiene que ser consciente de la necesidad sistemática de contar con una gestión por procesos.
  • Todos los empleados de la empresa se deben sentir comprometidos con su proceso y no obligados. Esto es, deben ser conscientes de cómo la gestión por procesos les aporta a los sus resultados y lleva su proceso a aportar valor a la empresa.
  • Debe de haber una adecuada identificación y clasificación de procesos e interrelación entre los mismos.
  • Garantizar la documentación de los procesos de una manera continua y amplia,  que permita a la organización gestionar el conocimiento de los mismos.
  • Los procesos deben estar alienados con la estrategia de la organización (misión, visión, políticas, objetivos estratégicos).
  • Los procesos deben de tener implementada una metodología de gestión, por ejemplo, PHVA (planear, hacer, verificar y actuar).
  • Definir indicadores de procesos y de resultados que permitirán analizar la capacidad de los procesos y del sistema; así como saber el cumplimiento de las expectativas de los grupos de interés
  • Analizar riesgos y definir controles que permitan tener en todo momento dentro de los límites de aceptación al proceso, así como controlar que se cumplen las especificaciones definidas

Sistemas de gestión vs Gestión por procesos

Los sistemas de gestión son considerados como un conjunto de reglas y principios relacionados entre sí de forma ordenada, cuyos requisitos están establecidos en normas.  Las organizaciones de todo tipo y dimensión vienen utilizando sistemas de gestión normalizados como son ISO 9001, ISO 27001, ISO 14000 etc, debido a las múltiples ventajas obtenidas con su aplicación.

Una organización que tiene claramente definido un modelo de gestión por proceso, y éste funciona adecuadamente, está totalmente preparada para implementar cualquier sistema de gestión normativo que decida, no va a ser un trabajo tan difícil debido a que lo que se debe hacer es identificar los nuevos requisitos que se definen en el sistema, e incluirlo en el ADN de los procesos ya existentes, de forma tal que ésta nueva función sea implementada de una manera natural y permanente.  Esto es posible, porque los sistemas de gestión y gestión por procesos tienen fundamentos, sinergias y estándares comunes y están orientados a la mejora permanente de la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la organización.                  

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